10 errores al alquilar sonido para un evento (y cómo evitarlos)

Los diez errores al alquilar sonido, resumidos

Antes de entrar en detalle, aquí tienes la lista completa con lo que cuesta cada fallo. Si reconoces dos o tres de tu último evento, es buena señal: significa que la próxima vez ya no te pasarán.

Errores que se cometen antes de reservar

1. Alquilar por vatios en vez de por aforo

Es el más extendido, y lo entiendo: los vatios son el único número que aparece grande en las fichas. El problema es que la potencia eléctrica no dice cuánta gente cubre un altavoz. Doblar los vatios sube unos 3 dB, un cambio que se nota mucho menos de lo que sugiere la cifra.

Lo que sí predice el resultado es el aforo, el tipo de espacio y dónde colocas las cajas. Pide siempre el material por número de invitados, no por potencia. Lo tienes desarrollado en cuántos altavoces necesito según los invitados y, si te interesa la parte técnica, en qué potencia de altavoz necesito.

2. Reservar tarde en temporada alta

En noviembre puedes llamar el jueves para el sábado y no pasa nada. En junio, no. Las bodas, las comuniones y las fiestas de fin de curso se comen el calendario, y el material bueno se reserva con semanas de antelación.

El coste de este error no es económico, es de calidad: acabas cogiendo lo que queda libre. Dos o tres semanas es lo razonable; en temporada alta, cuatro. Y si tu fecha es un sábado de junio, reserva en cuanto tengas el espacio cerrado.

3. No preguntar si el precio incluye montaje

Mucha gente asume que alquilar sonido significa que alguien viene, lo monta y lo prueba. Otra mucha asume lo contrario. Las dos suposiciones causan el mismo disgusto el día del evento.

En nuestro caso, la recogida en el almacén de Les Corts es gratuita y montas tú —un JBL EON ONE MK2 se monta en menos de cinco minutos—, mientras que la entrega incluye montaje, prueba y desmontaje, desde 80 € hasta 10 km. Compara siempre las dos modalidades: lo explico entero en dónde alquilar altavoces para una fiesta en Barcelona.

4. Ignorar la fianza

La fianza sorprende a quien nunca ha alquilado material profesional, y a veces la descubre justo al confirmar. No es una comisión ni un truco: es la garantía de que un equipo de varios miles de euros vuelve entero.

Errores de logística y de acceso

5. No comprobar el acceso al espacio

Este es el que más tiempo hace perder y el más fácil de evitar. Pasa sobre todo en el Eixample y en Gràcia, donde muchos ascensores no admiten un bulto largo puesto de pie, y en calles donde parar la furgoneta cinco minutos es una negociación con el universo.

• Mide el ascensor: fondo, ancho y altura de puerta.
• Cuenta los escalones del portal y los tramos hasta la planta.
• Mira dónde se puede parar para descargar y si hay restricciones horarias.
• Localiza el punto exacto donde irá la música y cuántos enchufes tiene cerca.

Con esos cuatro datos, cualquier proveedor sabe si el pack entra o si hace falta otra solución. Si vas a moverlo tú, echa un ojo a cómo transportar e instalar el equipo de sonido alquilado.

6. Olvidar el alargador y las regletas

El fallo más barato de todos y, aun así, el que veo cada semana. La gente calcula altavoces, luces y micrófonos, y luego resulta que el único enchufe libre está a doce metros y detrás de un sofá.

Un alargador largo y una regleta con protección deberían estar en tu lista antes que cualquier extra de material. Cuestan poco, pesan nada y son literalmente la diferencia entre que haya fiesta y que no la haya. Y compra un metraje generoso: siempre falta más del que crees.

Errores del montaje y de la prueba

7. Colocar los altavoces detrás del micrófono

En una boda en Sitges vi montar los dos altavoces flanqueando al oficiante, apuntando hacia él tanto como hacia los invitados. El acople llegó en la segunda frase, y a partir de ahí toda la ceremonia fue con el volumen a la mitad de lo necesario.

La regla es simple: el micrófono siempre por detrás de la línea de los altavoces. Si un altavoz apunta a un micro abierto, se genera el bucle que produce el pitido. Con eso y con no poner las cajas pegadas a una esquina se evita el 90 % de los problemas de discurso. El detalle completo está en cómo colocar los altavoces correctamente.

8. No hacer prueba de sonido

Saltarse el soundcheck ahorra quince minutos y regala una hora de problemas en el peor momento posible. Es el error con peor relación coste-beneficio de toda la lista.

La prueba útil no consiste en poner música y asentir desde la mesa. Consiste en caminar por todo el espacio escuchando, sobre todo por las esquinas y por el fondo, con una canción que conozcas de memoria. Si hay micrófono, se prueba hablando a volumen normal, no diciendo «probando» dos veces. Si oyes retumbe o el sonido se emborrona, en cómo evitar el eco y el mal sonido en un evento tienes los ajustes que lo corrigen.

Errores con la fuente de música

9. Confiar solo en el Bluetooth

El Bluetooth es cómodo y funciona bien para un aperitivo. Como única vía para una noche entera, es frágil: entra una llamada y la música se corta, alguien se aleja con el móvil y se pierde la conexión, y el aviso de batería baja suena por los altavoces delante de todos.

El arreglo cuesta cinco euros: lleva un cable mini-jack y usa el Bluetooth como respaldo, no al revés. Y pon el móvil que hace de fuente en modo avión con los datos activados, o en no molestar.

10. No tener plan B para la fuente de música

Un solo móvil, sin cargador, con la playlist en streaming y sin cobertura en el sótano. Lo he visto en un local de Sants con ciento veinte personas dentro y un silencio que se hizo muy largo.

• Playlist descargada en el dispositivo, no en streaming.
• Un segundo dispositivo con la misma lista, cargado y a mano.
• Cargador conectado a la fuente principal desde el primer minuto.
• El móvil de la música no es el móvil de las fotos: nombra a alguien y que sea solo suyo.

La checklist antes de alquilar

Todos los errores anteriores se previenen con una conversación de cinco minutos. Esta es la información que pido antes de proponer un pack; si la tienes preparada, cualquier proveedor puede darte un presupuesto serio a la primera.

1. Aforo en el momento de más gente, no la lista de invitados ni la media de la noche.
2. Dirección exacta y si el evento es dentro, fuera o mixto.
3. Hora de inicio y hora de fin, que es la que condiciona la conversación con los vecinos.
4. Si habrá discursos, ceremonia o DJ, porque cambia el micrófono y la colocación.
5. Estilo de música y si va a haber baile de verdad o música de fondo.
6. Enchufes disponibles cerca de la pista, no en el conjunto de la casa.
7. Acceso: ascensor, escaleras, dónde parar el coche o la furgoneta.
8. Dos o tres fotos del espacio. Ahorran veinte mensajes describiéndolo.
9. Un solo interlocutor con el proveedor. Tres personas cambiando el pedido acaban en el pack equivocado.

Cómo se previenen estos errores desde el almacén

En Impulso Kit intentamos que muchos de estos fallos no lleguen a existir: por eso preguntamos el aforo antes de dar un precio y por eso los packs salen completos, con pies y cables incluidos. Un alquiler bien hecho es, sobre todo, prevención disfrazada de pack cerrado.

Si tu evento solo necesita voz añadida a un equipo que ya tienes reservado, el accesorio suelto también existe y sale barato.

Nadie se acuerda del proveedor que lo hizo bien; todo el mundo se acuerda del discurso que no se entendió.

Puedes ver los packs completos en los kits fáciles del catálogo, y si prefieres que revise tu caso concreto antes de reservar, escríbeme desde la página de contacto con el aforo, la fecha y una foto del espacio. Detectar un error tres semanas antes cuesta un mensaje; detectarlo el sábado cuesta la fiesta.